Kinh nghiệm thuê kho để có thể tìm thuê được nhà kho tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.

1. Xác định loại hình kho phù hợp

Bước đầu tiên này vô cùng quan trọng trong bí quyết thuê kho. Bạn phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp cũng như nắm rõ tính chất của hàng hóa. Từ đó mới dễ dàng chọn được kho bãi có điều kiện lưu trữ phù hợp và khai thác triệt để ưu thế của nhà kho. Tìm đúng loại hình kho hàng quyết định đến 50% hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp!

1.1 Tìm kho căn cứ vào nhu cầu

1.1.1 Cá nhân, doanh nghiệp cần thuê nhà kho riêng để tự quản lý

Theo kinh nghiệm của Newtek, loại hình kho tự quản sẽ là lựa chọn tối ưu cho bạn. Đây là một dạng nhà kho riêng với các đặc điểm nổi bật như:

Kho độc lập, riêng tư và bạn không phải chia sẻ quyền sử dụng với bất cứ ai
Bạn sẽ được tự do tổ chức, sắp xếp hàng hóa trong kho theo ý của mình
Chủ động trong việc điều động xuất nhập hàng không giới hạn thời gian
Được cung cấp đầy đủ các dịch vụ xe nâng, bốc xếp,…khi có nhu cầu.

Ngoài ra có một số điểm bạn nên lưu ý: Cần có cách tổ chức lối đi và sắp xếp hàng khoa học sao cho có thể xuất nhập thuận tiện mà vẫn khai thác tối đa diện tích kho hàng.

Nếu doanh nghiệp có ý định thuê kho lâu dài, nên ưu tiên các nhà kho có thể thuê dài hạn để tránh trường hợp tốn chi phí đầu tư cải tạo mà chỉ sử dụng được 1-2 năm. Bạn cũng cần tránh những nhà kho đang trong tình trạng tranh chấp, hồ sơ không rõ ràng.

1.1.2 Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa theo thời vụ, dự án

Sẽ thật lãng phí nếu bạn thuê một nhà kho lớn dài hạn mà nhu cầu lưu thực tế chỉ kéo dài vài tháng trong năm. Trong khi đó chi phí thuê kho vẫn phải thanh toán đều đặn hàng tháng. Với mô hình kinh doanh này, bí quyết thuê kho nên là tìm đơn vị nhà kho cung cấp giải pháp cho thuê ngắn hạn và có chính sách tính phí theo lượng hàng thực tế sẽ tối ưu ngân sách hơn.

Ví dụ sắp tới Tết Âm ( khoảng tháng 1 dương lịch) và doanh nghiệp của bạn chuẩn bị nhập một lô hàng lớn sản phẩm trang trí Tết, hàng về đầu tháng 11. Vậy bạn chỉ cần liên hệ thuê nhà kho trong đúng 3 tháng để có đủ thời gian phân phối hàng tới các đại lý. Sau thời gian này, lượng hàng đã xuất bán đáng kể, nếu bạn vẫn muốn thuê kho lưu lượng hàng tồn thì chi phí thuê kho cũng đã giảm đi rất nhiều.

1.1.3 Hàng hóa thường xuyên xuất nhập giao hàng, hàng thương mại điện tử

Vì tính chất linh động của ngành nghề nên kinh nghiệm thuê kho là các kho hàng có đầy đủ các yếu tố như:

Có dịch vụ xe nâng hạ hàng hóa chuyên nghiệp, nhân sự bốc xếp, dán nhãn, đóng gói,…lành nghề
Có cung cấp dịch vụ giao nhận hàng để bạn không phải thuê thêm dịch vụ từ bên thứ 3
Tuân thủ nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước)
Số lượng hàng thường xuyên biến động nên cần có dịch vụ quản lý, kiểm kê chuyên nghiệp để tránh thất thoát. Nếu có hệ thống xử lý bằng mã vạch là một ưu thế.
Vị trí kho cũng rất quan trọng vì là nơi trung chuyển hàng hóa. Nên chọn địa chỉ kho ở gần các tuyến đường lớn giao thông thuận tiện, gần khu trung tâm để việc phân phối tiết kiệm thời gian cũng như chi phí xăng xe.

1.1.4 Kinh nghiệm thuê kho đối với hàng hóa có số lượng vừa và nhỏ

Nhờ hệ thống ô kệ hiện đại nên hàng hóa có thể chất cao lên nhiều tầng, tiết kiệm không gian, Những nhà kho này cần có sẵn hệ thống xe nâng và đội ngũ bốc xếp,

1.2 Căn cứ vào loại mặt hàng mà bạn lưu trữ

Bên cạnh các mặt hàng thông dụng, một số loại hàng hóa sẽ cần điều kiện lưu trữ đặc biệt. Dưới đây là một số kinh nghiệm thuê kho dành cho bạn:

1.2.1 Lưu máy móc cơ khí lớn, hàng siêu trường siêu trọng

Các mặt hàng này thường có kích thước rất lớn và trọng tải từ vài tấn tới vài chục tấn. Do đó yêu cầu hàng đầu của kho hàng là phải có nền chịu lực, không bị lún và có đầy đủ phương tiện nâng, cẩu chuyên dụng. Kiểm tra xem cửa kho có đủ rộng hay không và đường vào kho phải thuận lợi cho xe trọng tải lớn di chuyển chở hàng, không bị cấm tải.

1.2.2 Kho lưu hàng thực phẩm

Hàng bánh kẹo, mì gói, thực phẩm đóng hộp, nước giải khát, lúa gạo, các loại bột ngũ cốc,…rất thu hút chuột và côn trùng. Kho hàng ẩm thấp chính là điều kiện lý tưởng cho chúng sinh sôi, nguy cơ cao ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, đặc biệt khi lưu trữ lâu dài. Vậy kinh nghiệm thuê kho lúc này nên chọn kho hàng sạch sẽ, thoáng mát, độ ẩm vừa phải và có nền cao ráo.

Ngoài ra hàng thực phẩm đóng gói thường có thời hạn sử dụng ngắn. Vì thế kho hàng phải có thiết kế phù hợp với nguyên tắc FIFO.

1.2.3 Kho lưu thiết bị y tế

Thông thường thiết bị y tế đòi hỏi nhiệt độ và độ ẩm rất khắt khe để đảm bảo đúng quy định của Bộ Y tế. Vậy nên bạn cần tìm chọn thuê kho tiêu chuẩn. Một số trường hợp bắt buộc kho hàng phải có Giấy chứng nhận “Thực hành tốt bảo quản thuốc” (GSP) theo quy định tại Thông tư 36/2018/TT-BYT.

1.2.4 Kho lưu hồ sơ, chứng từ

Côn trùng và mối mọt là điều cấm kỵ đối với việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Do đó bạn cần chọn nhà kho thoáng đãng, được xử lý mối mọt định kỳ.

Là mặt hàng dễ cháy nên kho lưu hồ sơ chứng từ bắt buộc phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình phòng cháy chữa cháy. Để giúp quá trình trích lục hồ sơ được thuận tiện, bạn nên ưu tiên lựa chọn kho hàng có hệ thống ô kệ và thùng hồ sơ chuyên dụng.

1.2.5 Kho lưu điện máy gia dụng

Mặt hàng này thường được quản lý theo mã sản phẩm. Đòi hỏi kho hàng phải có hệ thống ô kệ chuyên dụng, vừa tiết kiệm không gian, vừa thuận tiện cho việc sắp xếp và soạn hàng. Bạn cũng không phải lo lắng tình trạng các thùng xếp chồng lên nhau làm hư móp sản phẩm.

1.2.6 Kho lưu đồ nội thất

Giá trị của mặt hàng này khá cao. Chỉ cần một vết xước nhỏ cũng khiến hàng hóa bị mất giá trị thẩm mỹ, khó khắc phục. Vì thế trước khi đưa vào kho, hàng cần được bao bọc cẩn thận để đảm bảo an toàn, dịch vụ vận chuyển phải hết sức cẩn thận.

Kinh nghiệm thuê kho hàng chứa đồ nội thất là kho phải cao ráo không ẩm thấp, xịt khử mối mọt định kỳ và có dịch vụ đóng gói, vận chuyển chuyên nghiệp.

1.2.7 Kho lưu vật liệu xây dựng

Bạn đang cần nhà kho chứa vật liệu xây dựng cho một công trình chuẩn bị thi công? Vậy nên ưu tiên chọn các kho hàng gần với công trình để thuận tiện cho việc xuất nhập vật tư. Mặt hàng này thường nặng và kích cỡ lớn, nên để xá dưới mặt sàn thay vì sử dụng ô kệ. Với vật liệu xây dựng thì loại hình kho riêng tự quản lý sẽ phù hợp hơn cả.

1.2.8 Kho lưu trái cây hoặc đồ tươi sống

Bạn cần lưu ý điều kiện nhiệt độ khi lưu trữ các mặt hàng này. Trong khi trái cây cần kho mát nhiệt độ thấp (khoảng dưới 20 độ C) thì đồ tươi sống như thịt cá lại cần nhiệt độ đông lạnh dưới 0 độ C mới đảm bảo được độ tươi ngon. Vì thế kho phải được đầu tư hệ thống máy lạnh công nghiệp công suất lớn.

2. Kinh nghiệm Chọn kệ kho

Bước 1: Tìm kiếm những đơn vị có uy tín kinh nghiệm 15 năm

3. Các đơn vị có kinh nghiệm làm các dự án lớn. Có đầy đủ năng lực trang thiết bị kinh nghiệm triển khai.

Hoạt động lưu trữ hàng hóa đóng vai trò vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Chính vì thế bạn cần cân nhắc kỹ khi tìm kho. Hy vọng với những kinh nghiệm trên của Newtek đã giúp bạn dễ dàng tìm kiếm chọn cho mình một giải pháp kho phù hợp với chi phí đầu tư hợp lý

12 Kinh nghiệm set up kho bãi quan trọng bạn cần biết